Kuinka saavuttaa SaaS-lisenssien noudattaminen

Koska suurin osa yrityksistä siirtyy pilvipalveluiden laajempaan käyttöön, saattaa vaikuttaa siltä, ​​että SaaS-lisenssien noudattaminen on vähemmän huolestuttava. Loppujen lopuksi kuinka voit olla noudattamatta, kun palveluntarjoaja hallitsee tuotteen käyttöoikeutta?

Upea kysymys, mutta… Koska SaaS-tuotteita käytetään pilven kautta, älä oleta, että olet selkeä. Itse asiassa pilvi on saattanut peukaloida joitain lisenssien noudattamista koskevia huolenaiheita, mutta se on myös luonut uusia. SaaS-lisenssien noudattamisessa on yhtä monta säännöstä kuin perinteisissä ohjelmistoissa, ja ehdot ovat hyvin erilaisia. Tämän lisäksi SaaS-yritykset voivat käyttää paljon tietoa työntekijöidesi käyttämistä - ehkä enemmän kuin tiedät itse!

SaaS-lisenssien noudattaminen pilvisovellussopimuksillasi on monilla tavoilla. Tässä on muutama esimerkki:

SaaS-lisenssien noudattamisongelma # 1: Freemium-tuotteen hyödyntäminen

SaaS-sovellukset ovat asettaneet etusijalle käyttäjän omaksumisen ja helppokäyttöisyyden. Usein käyttämällä ilmaisia ​​versioita houkutellaan meitä sisään. Käyttäjinä olemme riippuvaisia ​​näistä ilmaisista tuotteista ja niiden tarjoamista eduista. Ne eivät yleensä vaadi merkittävää tietotekniikkaosaamista tai resursseja käyttöönottamiseksi. He voivat lentää tutkan alla turvallisuutta, varustamista ja IT-hyväksyntöjä varten. Ja koska ne ovat ilmaisia, ei ole mitään syytä sanoa "ei". Mutta jos sinulla on maksettu lisenssi freemium-tuotteelle, voi olla, että olet helposti noudattamatta jättämistä.

Kuinka tämä tapahtuu? Ostat lisenssin tietylle määrälle maksettuja paikkoja pilvisovellusta varten. Kerro työntekijöillesi käyttämään maksettua lisenssiä. Jotkut työntekijät eivät kuitenkaan lue tai käsittele tätä viestiä. Ja muutama viikko myöhemmin - paljon vähemmän kuukausia tai vuosia myöhemmin! - he ovat kaikki unohtaneet sen, eivätkä edes tiedä, että yritykselläsi on maksettu tili. Tai he saattavat tietää siitä, mutta heillä ei ole budjettia, joten he kiertävät pienen rajoituksen käyttämällä ilmaista versiota.

Kuinka voit korjata sen? Voit yrittää asettaa jäykän politiikan sovellusten järjestämistä varten ja asettaa toistuvasti muistutuksia laitteiden manuaaliseen tarkastamiseen ... Mutta automatisoitu työkalu, joka tekee kaiken puolestasi, on paljon parempi ratkaisu.

SaaS-lisenssien vaatimustenmukaisuusongelma 2: Toimittaja sallii ylimitoituksen

SaaS-myyjät sallivat joskus järjestelmänvalvojia tai jopa tavallisia käyttäjiä lisätä enemmän käyttäjiä kuin sopimuksessa on sallittu, mikä tarkoittaa, että "ylikirjat" heidän sovelluksensa. Miksi he tekisivät tämän? Sen sijaan, että kontrolloisi tarkasti käyttäjien määrää, tämä myyntitaktiikka antaa sovellusten käytölle jatkuvasti hiipiä (tai hypätä) ylöspäin. Työntekijäsi voivat helposti lisätä itsensä käyttäjiksi, ymmärtämättä tai välittämättä siitä, että heidän on todennäköisesti maksettava siitä myöhemmin. Tämä ei vain tuhoa budjettiasi odottamattomalla varianssilla, mutta tekee myös sopimuksen uusimisneuvotteluista entistä haastavamman.

SaaS-lisenssien noudattamista koskeva ongelma # 3: Useat käyttäjät käyttävät yhtä tiliä

Asiakkaaseen tai palvelimeen asennetun sovelluksen jakaminen on usein vaikeaa, elleivät käyttäjät jaa koneita tai jaa lisenssikoodeja (joita myyjä ei valvo). Mutta SaaS-sovelluksissa se on usein helppoa. Jos on palvelutili, kuten markkinointi @, rahoitus @ tai vastaava, käyttäjäryhmä voi liittyä yhdellä tilillä, joka on monien käytettävissä ja jonka avulla he kaikki voivat käyttää yhtä maksettua tilausta. Tilisi väärinkäyttö voidaan helposti seurata, ja se on usein kielletty SaaS-lisenssien noudattamista koskevilla ehdoilla. Kun olet tarpeeksi iso kohde, sinua todennäköisesti kutsutaan tähän käyttäytymiseen.

SaaS-lisenssien noudattaminen: Mitä tehdä (manuaalinen ja automatisoitu)

Tunnista kuka käyttää mitä SaaS-tuotteita

Alpinilla huomaa, että yritykset ovat keskimäärin vain 10% pilvisovelluksistaan. Ensimmäinen askel SaaS-liittymien hallitsemiseksi on Shadow IT: n löytäminen. Voit tehdä tämän skannaamalla rahoitusjärjestelmiäsi, pääsemällä SSO-, Office 365- ja / tai G-ohjelmiston käyttöoikeustietoihin tai tutkimalla muita ryhmän jäseniä. Tai käytä Alpinin automatisoitua SaaS-hallintatyökalua auttaaksesi sinua löytämään kaikki varjo-IT-palvelut vain kahdella napsautuksella.

Tarkista käyttöehdot

SaaS-lisenssien noudattamisparametrit löytyvät usein käyttöehdoista. On tavallista, että SaaS-tuotteilla on ”napsauttamalla läpi” -lisenssisopimuksia, jotka jätetään täysin huomiotta, koska käyttäjät ovat tottuneet tarkistamaan sokeasti “hyväksy” -ruudun. Ehkä on aika tutkia sopimuksesi selvittääksesi muutokset, jotka sinun on tehtävä SaaS-lisenssien noudattamisen varmistamiseksi. Tai käytä Alpinia ja katso, kuinka se paljastaa automaattisesti sääntöjenmukaisuusongelmat, joten sinun ei tarvitse porata satoja sivuja TOS-legalleria.

Tunnusta nykypäivän palkkionmetsästäjät

Jos olet suuri kohde, työntekijät tai urakoitsijat voivat saada palkkiota palkkiot ilmoittaakseen SaaS-ohjelmistojen väärinkäytöksistä. Bounty metsästäjät ja erittäin edistyneet seuranta- ja seurantaominaisuudet ovat vain muutama syy ottaa hallintaan SaaS-tilauksesi. Käyttämällä automaattista työkalua, kuten Alpin, hallitaksesi sovelluksen käyttöä ja suojataksesi sopimuksiasi, olet selkeä ja välttät kalliita tarkastussakkoja!

SaaS-lisenssienmukaisuusratkaisu: Käytä automaattista työkalua

Voit viettää kymmeniä tai todennäköisemmin satoja tunteja manuaalisesti kaavinta yhteen kaikki vaaditut tiedot kaikista SaaS-sovelluksista. Sitten voit viettää vielä enemmän aikaa näiden tietojen lukemiseen ja analysointiin. Ja silloinkin kaipaat melko varmasti joukko SaaS-lisenssien noudattamista koskevia ongelmia.

Haluatko paremman ratkaisun? Käytä automaattista työkalua, joka etsii jatkuvasti pilvisovelluksiasi, kerää tietoja lisensseistä ja käytöstä sekä korostaa ongelmia, jotta voit korjata asiat nopeasti ja tehokkaasti. Varmista, että saavutat SaaS-lisenssien täydellisen noudattamisen ja sinusta tulee sankari koskaan saamatta auditointeja ja rangaistuksia.

Opi kuinka Alpin voi auttaa sinua paljastamaan SaaS-käyttösi vain kahdella napsautuksella!

KOKE ALPINI NYT

Tämä tarina on julkaistu Mediumin suurimmassa yrittäjyysjulkaisussa The Startup, jota seuraa 312 822+ ihmistä.

Tilaa saadaksesi parhaita tarinoitamme täältä.