Näin saadaan aikaan oikeaan aikaan

Koska tutkijat ovat osoittaneet, että kaikki vie kauemmin kuin luulet sen tekevän

Kuva Simon Rae on Unsplash

Kollegani kämppikseni veti paljon all-nitteriä.

Hän oli (ja on) loistava henkilö, hauska ja hauska.

Mutta hän ei koskaan pystynyt selvittämään, kuinka kauan hänen kirjoittamisen kesti.

Hän oli pääministeri Public Policy, joka tarkoitti paljon kirjoittamista. (Olin kemian pääaine. Joten paperikirjoittamiseni rajoittui siihen englanninkielisen kirjallisuuden luokkaan, jonka voin puristaa aikatauluihini joka lukukausi).

Hänen täytyi kirjoittaa useita suuria kirjoituksia lukukaudessa useita eri luokkia varten. Ne olivat eripituisia ja vaativat melko vähän tutkimusta, joka piti tehdä kirjastossa. Tämä oli 1990-luvun alku. Tietokoneemme käyttö oli rajoitettu kirjoittamiseen, Zork ja satunnainen sähköposti.

Mutta nuoremmaksi vuodeksi luulet hänen ymmärtävän kuinka kauan paperin kirjoittaminen vie. Kaikki pienet tehtävät, jotka siihen menivät. Paperin piirtäminen. Teemme tietyn määrän tutkimusta. Hän puhui yleensä myös opintoryhmänsä kanssa, ennen kuin hän kirjoitti lopullisen luonnoksen. Ja silloin tietokonelaboratorioon meneminen odottamaan tulostimen tulostamaan lopullinen kopio oli sinänsä tehtävä.

Ja silti, illalla ennen paperin erääntymistä menimme päivälliselle ja hän olisi rauhallinen ja itsevarma. Olen melkein valmis, hän sanoisi. Sen pitäisi kestää vain toinen tunti tai kaksi. Joten otimme aikaa ja keskustelemme ystävien kanssa, joihin törmäsimme ruokasalissa.

Ja sitten myöhemmin sinä iltana huomasin yrittäväni nukkua huoneessamme valot palaavat. Koska hän työskenteli edelleen kaiken tarvittavan saadakseen aikaan. Hän oli olettanut, että se vie tietyn ajan, ja hän oli aliarvioinut. Uudelleen.

Melkein joka kerta hän sai paperin valmiiksi tuskin minuutin säästöllä. Sitten hän väitti, ettei hän koskaan aikonut tehdä sitä enää. Että hän suunnittelisi paremmin, antaa itselleen enemmän liikkumavaraa. Kunnes viikko tai kaksi myöhemmin, löysin itseni nukkumassa huoneessa, jossa valot palavat, kun hän veti all-nighterin. Uudelleen.

Suunnittelu virheellisyys

Vuonna 1979 psykologian professorit Daniel Kahneman ja Amos Tversky ehdottivat ensin ajatusta virheellisyyden suunnittelusta. (En löydä alkuperäistä viitettä verkosta, mutta se on: Kahneman, Daniel; Tversky, Amos (1979). “Intuitiivinen ennuste: puolueellisuudet ja korjaavat toimenpiteet”. TIMS Studies in Management Science. 12: 313–327.)

Suunnitteluvirhe on ilmiö, jonka melkein kaikki kokevat. Ja se tarkoittaa periaatteessa sitä, että olemme kaikki optimistisia siitä, kuinka kauan jotain kestää. Ja me kaikki aliarvioimme todellista aikaa projektin tai tehtävän suorittamiseen. Kicker on, että teemme tämän, vaikka olisimme tehneet tämän tehtävän aiemmin.

Niin suuri. Me kaikki tiedämme, että meillä on ongelma. Me kaikki aliarvioimme kuinka kauan asiat vievät. Ja sillä voi olla vaikutusta koulutyöhömme, liiketoimintaamme ja henkilökohtaiseen elämäämme. Se voi viedä meidät myöhässä kokouksiin ja ohittaa määräajat.

Toivon tämän yleismaailmallisuuden tunnustamisen estävän jotkut meistä lyömästä itseämme. Hiljentää sisäinen monologi "mikä minulla on vialla?", Kun ohitamme määräajan. Koska melkein kaikki muut tekevät saman asian.

Mutta sen lisäksi, voimmeko tehdä jotain? Kuinka voimme torjua tätä ilmiötä? Tiedämme, että meillä on ongelma, mutta mikä on ratkaisu?

Mikään ratkaisu ei tietenkään ole täydellinen. Mutta tutkijat ovat keksineet muutamia erityisiä toimia, jotka voivat auttaa vähentämään suunnittelun virheellisyyttä. Ja tuo meidät lähemmäksi projektien, tavoitteiden ja tehtävien todellisen aikataulun ymmärtämistä.

Kirjoita kaikki tehtäviin liittyvät alatehtävät muistiin

Tämä on yleinen lipsahdus. Kirjoitat tehtäväksi ”viimeistele Brodsky-raportti”. Luuletko, kuinka kauan se voi viedä? Olen jo aloittanut sen. Voisin lopettaa sen tänä aamuna.

Et kuitenkaan ymmärrä, että raportin valmistuminen tarkoittaa, että sinun on tehtävä kaksi erilaista tuoteanalyysiä. Ja järjestä tapaaminen markkinointiryhmän kanssa keskustellakseen heidän panoksistaan. Ja he ovat poissa kaupungista seuraavan 2 päivän ajan.

Joten voi tuntua siltä, ​​että ”viimeistele Brodsky-raportti” ei vie paljon aikaa, koska olet jo aloittanut sen. Mutta totuus on, että sinulla on vielä jäljellä useita tunteja töitä, joiden saattaa olla tarpeen suorittaa useita päiviä.

Kun aliarvioi tehtävien lukumäärä, aliarvioi koko projektin aika.

Forsyth & Burt teki asiasta tutkimuksen vuonna 2008. Heidän työnsä osoitti, että projektin jakaminen alatehtäviin ja kunkin yksittäisen osan keston arviointi voivat auttaa vastaamaan suunnittelun virheellisyydestä. He kutsuvat sitä segmentointitehosteeksi.

segmentointivaikutus näyttää olevan yksi tapa, jolla osoitettua tehtävän aikaa voidaan pidentää merkittävästi ja siten… vähentää virheellisyyden suunnittelumahdollisuuksia…

Tutkimuksen tulosten lisäksi he huomasivat toisen mielenkiintoisen ilmiön. Useimmat suunnittelijat ja ajanhallintajärjestelmät suosittelevat projektien jakamista pienempiin tehtäviin. Mutta harvat ihmiset todella tekevät sen.

Projektien jakaminen pieniksi tehtäviksi voi aikataulusi tarkentaa. Voit joko asettaa realistiset määräajat tai saada sinut paremmin tietoiseksi siitä, kuinka paljon aikaa projekti todella vie. Ja anna etumatka kaikille muille ihmisille, jotka tietävät, että heidän pitäisi tehdä tämä, mutta älä tee.

Seuraa, kuinka kauan asiat vievät realistisempien arvioiden tekemiseksi tulevaisuudessa

Suuri tutkimus on keskittynyt siihen, kuinka taaksepäin auttaa ihmisiä ennustamaan, milloin tulevat tehtävät valmistuvat.

Mutta se ei ole niin suoraviivaista kuin psykologit toivovat.

Osoittautuu, että emme ole niin tarkkoja tulevaisuussuunnitelmiemme suhteen, eikä meillä ole hienoa muistia siitä, kuinka kauan asiat kestivät aiemmin.

Joten meidän on luotettava puolueettomaan tietoon. Ei optimistisia muistojamme.

Royn, Mittenin ja Christenfeldin vuonna 2008 tekemä tutkimus antoi mahdollisen ratkaisun. Psykologit tarkastelivat konkreettisen ohjauksen tarjoamista. Katso, parantaako se ihmisten kykyä ennustaa, kuinka kauan jotain vie.

Se teki.

Oikean palautteen antaminen - paperin kirjoittaminen vie 2 tuntia tai tämän papupurkin laskeminen vie 20 minuuttia, mikä parantaa ihmisten kykyä ennustaa. Roy, et al: n julkaisusta:

tulokset osoittavat, että ennustettaessa kestoa ihmiset pärjäävät hyvin, kun luottavat eivät ole aiemman tehtävän keston muistiin, vaan todellisen keston mittauksiin, olkoon oma tai muiden oma.

Meidän on mitattava objektiivisesti kuinka kauan asiat vievät.

Aseta ajastin ja seuraa, kuinka kauan paperin kirjoittaminen vie. Tai suorita verot. Tai viimeistele TPS-raportti. Pidä kirjaa mahdollisimman tarkasti ja kirjoita se muistiin myöhempää käyttöä varten.

Joten kun on aika kirjoittaa uusi paperi tai suorittaa veromme, meidän ei tarvitse luottaa muistiin kertoaksemme meille kuinka kauan se vie. Voimme nähdä todellisen aikaa, jonka se vei. Ja selvitä sen avulla, kuinka kauan se vie seuraavan kerran.

Ymmärrä, kuinka paljon aikaa päivässäsi todella on

Ennen kuin sitoudut tekemään minkäänlaista työtä, projektia tai tehtävää päivässä. Selvitä, kuinka paljon aikaa työn suorittamiseen todella tarvitaan.

Tiistaipäivän lopussa voisit kertoa itsellesi, että saat Brodsky-raportin huomenna, ei hikeä. Ja sitten pääset töihin keskiviikkona ja huomaat, että olet kokouksissa suurimman osan päivästä.

Tämä on toinen versio virheellisyyden suunnittelusta - uskoa, että sinulla on enemmän aikaa päivässäsi kuin sinulla.

Joten jos työskentelet kohti tai asetat määräaikaa projektille, katso kalenteriasi ja katso kuinka paljon päivässäsi on aikaa täyttää neuvottelemattomia asioita. Tapaaminen pomosi kanssa. Työmatka-aika. Lääkärin tapaaminen, jonka piti tehdä aikataulusta 2 kuukautta etukäteen.

Päivääsi on yleensä paloina aikaa, jotka on käytettävä muihin toimintoihin. Selvitä mitä ja milloin ne ovat. Sieltä voit määrittää, kuinka paljon aikaa sinun on tosiasiallisesti työskenneltävä projektissasi tai tehtävässäsi. Ja luo realistisempi suunnitelma tavaroiden tekemistä varten.

On jonkin verran mukavaa tietää, että melkein kaikki ovat optimistisia ajan suhteen. Että emme ole yksin taistelussa määräaikojen kanssa.

Mutta on joitain temppuja, jotka auttavat meitä pääsemään lähemmäksi saamaan se aikaan ajoissa.

Voimme seurata kaikkia alatehtäviä ja sitä, kuinka kauan asiat todella menivät aikaisemmin. Ja sitten katso kuinka paljon aikaa meillä on päivässä tai viikossa. Ja yritä suunnitella realistisempi polku kohti valmistumista.

Se ei ole aivan oikein. Siellä tulee virheitä. Mutta se voi tuoda meidät lähemmäksi.

Edistyminen ei ole täydellisyyttä kaikissa asioissa.

Selvitä, kuinka ajattelutapa estää sinua tavoitteiden saavuttamisesta. Ota tietokilpailu: www.debknobelman.com/quiz