Seurakunta: Kuinka

8 Muotoilevan tapahtuman suunnittelumallit

Olen juuri kotoisin vuoden 2019 Enspiral Retreat -tapahtumasta, yhteisömme suuresta vuosittaisesta kokoontumisesta. Tämän vuoden retriitti isännöi pääasiassa The Hum (minä ja Nati) joidenkin mahtavien Enspiral-isäntätoimistojen tuella.

Mikrosolidaarisuuden kannalta Enspiral on minun ”seurakuntani”: keskinäinen avunantajayhteisö, joka on riittävän pieni, jotta kaikki tietävät kaikki muut, ja riittävän suuri viljelemään rohkeutta, kestävyyttä ja vaikutusta. Tämä vuosittainen kokous on seurakunnan perusta.

Yhteisömme on kerännyt näin viimeisen kahdeksan vuoden ajan, joten olemme kehittäneet todellista hienostuneisuutta sen suhteen, miten teemme sen.

Niitä ihmisiä, jotka haluavat kerätä tällä tavoin, on yhä enemmän, joten aion dokumentoida joitain tapahtuman suunnittelun avaintekijöitä. Kirjoitan isäntänä muille tapahtumaisäntäille. Tämä on erittäin subjektiivinen luettelo, mutta minusta tuntuu siltä, ​​että sillä on tärkeimpiä ainesosia luottamuksen ja hauskan ilmapiirin luomiseksi sekä henkilökohtaiseksi kehitykseksi-toisten yrityksessä

Aloitan objektiivisella yleisnäkymällä tapahtumasta, vedän sitten joitain suunnittelumalleja.

Mitä tapahtui

Tässä on lyhyt kuvaus tapahtumasta:

  • 65 ihmistä tapaa perjantaiaamuna.
  • Majoitamme Aroha Valley Farmsissä, uudessa retriittipaikassa tunnin päässä Wellington Citystä, jota hoitavat ystävämme EHF: ssä.
  • Useimmat ihmiset yöpyvät paikan päällä telttoissa perjantai- ja lauantai-iltaisin.
  • Syömme terveellisiä herkullisia, lähinnä orgaanisia ja paikallisia kasvisruoita, jotka on valmistettu rakkaudella ja huolellisesti Enspiralin uskomattoman catering-miehistön Home Cooking Plus -tapahtuman avulla.
  • Päivä 1 avataan tervetulleella, asettamalla asiayhteys ja vahvistamalla yhteisen aikomuksen ajalle yhdessä.
  • Osallistujat jakautuvat Retreat Crews -ryhmään: pieni ryhmä 5 tai 6 henkilöä, jotka tapaavat säännöllisesti tapahtuman kautta.
  • Suurin osa asialistastamme on osallistujien yhteisesti luoma menetelmä, jota kutsutaan avoimen avaruusteknologiaksi.
  • Meillä on järjestetty istunto illallisen jälkeen, jotta ihmiset voivat jakaa ja tutustua toisiinsa, ja jäsentämätön aika, jolloin ihmiset voivat lasillisen viiniä ja hankkia uusia ystäviä.
  • Päivä 2 on täynnä Open Space -istuntoja, ja Retreat Crews kokoontuu uudelleen kerran ennen illallista.
  • Illallisen jälkeen meillä on uusi jäsennelty jakamisistunto, jota seuraa jäsentämätön viettämisaika.
  • Sunnuntain aamiaisen jälkeen meillä on viimeinen Retreat Crew -ilmoitus, joka päättyy päätösjuhlaan.

Tänä vuonna meillä oli myös enspiral-jäsenten kokoontuminen 2 päivää ennen pääpakoa. Enspiral-lingossa ”jäsenet” ovat Enspiral-säätiön pääomistajia. Keskimääräiseen yhteisökokoukseen osallistuvaan verrattuna meillä on syvempi sitoutuminen kollektiiviseen projektiin ja enemmän yhteistä luottamusta. Jäsenet, jotka keräsivät 24 meitä yhteen, muodostavat yhteyden uudelleen, pitävät joitain hallintoneuvotteluja ja valmistautuvat vastaanottamaan laajempaa yhteisöä suurella retriitillä.

Joten se on “laaja isku” -katsaus. Jotta ymmärrämme, mikä tekee tästä tapahtumasta todella erityisen, meidän on tarkasteltava hienoimmin joitain muotoiluelementtejä.

1. Osallistujan luoma esityslista

Suurin osa ajastamme on täynnä mitä tahansa keskusteluja, työpajoja ja aktiviteetteja, joita ihmiset haluavat isännöidä. Tämän yhteisesti luodun esityslistan tuottamiseksi käytämme tekniikkaa nimeltä Open Space Technology, yksinkertainen post it it -menetelmä. Ehkä seuraavan kerran käytämme Autopiaa, uutta sovellusta yhteisesti luotuihin kokoontumisiin, jonka on kehittänyt Enspiralin Stephen Reid.

Menetelmä on yksinkertainen: viidellä aikavälillä ja 6 kokouspaikalla meillä oli tilaa 30 istunnolle. Joten suunnilleen puolet 65 osallistujasta isännöi istuntoa heidän kiinnostavastaan ​​aiheesta, ja jokaisessa istunnossa käyvät sen mukaan, kumpi osallistujista houkuttelee sitä.

Viimeiset neuvottelut avoimen avaruusohjelman vahvistamiseksi

Vaikka menetelmä on yksinkertainen, se tuottaa luotettavasti syvällisen kokemuksen kollektiivisesta tiedustelusta, joka syntyy ilman keskitettyä auktoriteettia. Retreat-isäntänä tehtäväni ei ole kuratoida luetteloa ”innostavista puhujista”, jotka puhuvat jostakin ennalta määrätystä teemasta. Sen sijaan avaan tilaa kaikelle, mikä ilmenee osallistujien toiveista ja uteliaisuuksista.

Muodollisten ”Open Space” -istuntojen lisäksi meillä on epävirallinen avoin tila, joka syntyy tilavasta esityslistasta. Suunnittelemme pitkiä aterioita, runsaasti taukoja ja vähimmäisaikaa istunnoissa, joissa kaikkien odotetaan kiinnittävän huomiota yhteen asiaan. Nämä jäsentämättömät ajat luovat ”räjähdystilaa” uusien ihmisten tapaamiseen, napsuun ottamiseen ja suuntauskohtaisiin kohtaamisiin. Vapaus korostaa kunkin osallistujan edustavuutta: valitse oma seikkailu.

2. Keskittyvä isännöinti

Vaikka tämän tapahtuman sujumiseksi tarvitaan joitain erityisiä isännöintirooleja, meillä ei ole binaarierot isäntien ja vieraiden välillä. Retriitti on luotu yhdessä, se liittyy osallistumiseen, ei kulutukseen, joten kukaan ei ole 'vain isäntä' tai 'vain vieras'.

Jälkikäteen näyttää siltä, ​​että meillä on eräänlainen ”samankeskinen isäntä” -lähestymistapa. Annan selittää piireissä olevat piirit:

  1. Nati ja minä ankkuroimme tämän tapahtuman: teimme suurimman osan logistiikasta, myymällä lippuja, koordinoimalla tapahtumapaikkaa ja kokkeja, hoitamalla taloutta yhtiömme The Hum kautta jne.
  2. Meillä oli tiivis tuki neljältä isäntältä, jotka muotoilivat kerronnan ja kutsuvan kysymyksen. He hoitivat myös erillisiä tehtäviä, kuten liikenteen koordinointi, ylimääräisen tuen antaminen vanhemmille ja lapsille ja avoimen avaruusohjelman helpottaminen.
  3. Enspiral-jäsenet muodostavat toisen isännöintirenkaan, noin 20 henkilöä kiinnittäen erityistä huomiota jäljellä olevien osallistujien kokemuksiin.

Joten 65-vuotiaiden kokoaminen ei ole erittelemätöntä ryhmää. Pikemminkin, meillä on 2 keskellä, jota tukee 4 apulaisäntää, joita puolestaan ​​tukevat muut 20 jäsentä. Tämä luo ihanan parantavaa sellaista runsasta vieraanvaraisuutta.

Sen sijaan, että huolehdittaisiin toiminnallisista tehtävistä, kuten kuljetuksista ja ajankäytöstä, keskusta lähempänä olevilla ihmisillä on myös suurempi vastuuntunto kulttuurille, jota yhdessä luomme.

”Mallintaminen ja matkiminen” selittää paljon sosiaalista käyttäytymistä. Pohjimmiltaan kopioimme toisiamme. Ihmisillä, joilla on enemmän sosiaalista pääomaa, asemaa ja näkyvyyttä, kopioidaan yleensä enemmän kuin niillä, joilla on vähemmän.

Joten meistä, jotka ovat lähellä keskustaa, kiinnitämme erityistä huomiota mallintamaamme käyttäytymiseen, tietäen, että jokainen laajeneva piirre jäljittelee meitä todennäköisesti: olemme varovaisia ​​kuuntelemaan, juhlia ihmisiä, olemaan alttiita tunneillemme, olemaan huomaavainen.

Tämä "asettaa äänen" ulkopiirissä oleville ihmisille, jotka ovat vähemmän tuttuja avaruudessamme ja etsivät vihjeitä vastaukseksi "kuinka minun pitäisi tulla tänne?" Uudet ihmiset ovat tervetulleita vain rentoutumaan ja olemaan isäntä, ja he ovat kutsuttiin myös osallistumaan ja käyttämään toimistoaan luodakseen kokemuksen, jonka he haluavat saada.

Tämä osallistujien palaute kuvaa, millaista on saapua uudeksi tulijaksi tähän tilaan:

“Rakastin tätä! Yksi parhaista tapahtumista, joissa olen käynyt maailmassa. Jälkeinen hehku on edelleen kanssani ja minusta tuntuu, että minua pidettiin niin oikeassa, tarkoituksenmukaisessa yhteisössä. Mikä aarre! ”

3. Kutsuva kysymys ja narratiivinen teema

Mielestäni ei riitä, että yksinkertaisesti tuoda viileitä ihmisiä yhteen. Jos haluat todella päästä jonnekin, auttaa olemaan ”kutsuva kysymys” (lainata kieltä vastaanottamisen Art Art -joukosta).

Tapahtumaan johtavien kuukausien aikana isäntinä viritelimme siihen, mitkä kysymykset näyttivät olevan kaikkein “elossa” yhteisössämme. Lopulta ratkaisimme kutsumiskysymyksen tätä vetäytymistä varten: "Kuinka voimme tukea toisiamme tekemällä merkityksellisempää työtä?"

Kutsuva kysymys luo keskittymisen tunteen syntyvän yhdessä luodun tapahtuman monimutkaisuuden kautta. Jos olet epävarma, jos olet hätkähdyttänyt tai olemme unohtaneet kohteen, palaa kyseiseen kutsuvaan kysymykseen. Jos välität tästä kysymyksestä, olet oikeassa paikassa.

Mahtavia yhteistyökumppaneita (Lucas, minä, Nati ja Sandra), jotka esittelevät meriteeman. Kuva: Sarah Durlacher

Tätä kysymystä korostettiin narratiivisella teemalla, pienellä ripauksella teatteria, joka kulki läpi. Tässä tapauksessa kehitimme merenkulun metaforin. Pyrkimyksestämme merkitykselliseen työhömme tuli valtameren ylitys, joka vaatii navigointimenetelmiä, reitin selvittämistä ja herkkiä instrumentteja. Retreat Crews nimettiin eri veneiden mukaan: kuten kuunari, ketshi ja waka. Kaikki veneemme yhdessä muodostavat laivaston: turvallisin tapa navigoida myrskyisellä säällä. Meillä oli kapteenin hattu pukurasiasta, joten voimme siirtää hatun joka päivä logistiikan kapteenille - jos sinulla on kysyttävää, etsi henkilö hatun kanssa.

Nämä jaetut metaforit ovat hauskoja ja auttavat tuottamaan yhteisen identiteetin, yhdenmukaisen "meiden" tunteen.

4. Luottamusydin

Mielestäni tämän “me” -asenteen, tämän jaetun identiteetin tuottaminen on mitä retriitteille on tarkoitettu. Ihannetapauksessa se on "meitä", joissa kaikki voivat nähdä itsensä. Pyrimme sellaiseen sisällyttämiseen, joka juhlii erojamme, ei poista niitä. Yksi tämän harmonisoivan työn tärkeimmistä komponenteista on: luottamus. En jaa arvokkaimpia osia itsestäni, ennen kuin luotan ympärilläni oleviin ihmisiin.

Tiedän vain kuinka lisätä luottamusta vähitellen: aloittamalla pienestä ytimestä ihmisiä, jotka tuntevat toisensa hyvin, ja kutsumalla sitten uusia ihmisiä muutamassa kerrallaan.

Tänä vuonna noin 30% retriittiosallistujista oli tulokkaita. Tällä suhteella 70–30 suurin osa ihmisistä tietää jo ”miten me teemme asioita täällä”, heidän olemassa olevat suhteensa ja aikaisemmat kokemuksensa antavat suuntautumisen. Aikaisemmissa tapahtumissa olemme ajaneet tämän suhteen arvoon 50–50, ja johdonmukaisuuden, läheisyyden ja turvallisuuden tunteen luominen oli paljon vaikeampaa.

Jos aloittaisin uuden seurakunnan uudelleen tyhjästä, rajoitin ensimmäisen kokoontumisen korkeintaan 12 tai 20 henkeä perustamaan tämän luottamuksen ytimen ennen laajentamista monien muiden ihmisten joukkoon. Ytimen osalta etsin ihmisiä, joilla on kokemusta osallistuvasta kulttuurista, korkeasta tunneälystä ja jollain määrin jo olemassa olevista suhteista toisiinsa. Painopiste on ensin pienimuotoisessa johdonmukaisuudessa, sitten kyseinen ydin voi kutsua ihmisiä seuraavaan kokoukseen.

Enspiralissa luottamusydin keskittyy jäseniin, joilla on pitkät luottamussuhteet, jotka ovat kasvaneet vuosien taistelun, juhlien ja tappioiden kautta.

5. Perääntyä miehistö

Minulla on suunnittelukysymys, joka seuraa minua mihin tahansa tapahtumaan: entä yksinäiset ihmiset?

Mielestäni satunnainen jäsentämätön seurustelu on erittäin epäoptimaalinen tapa luoda merkityksellisiä uusia suhteita. Olen melko lähtevä ja luottavainen, ja minulla on silti paljon helpompaa aikaa saada uusia ystäviä, jos on jonkinlainen jäsennelty kohtaaminen, joka auttaa minua pääsemään muukalaisen olemisen alkuperäisestä hankaluudesta. Se voi olla minimaalinen muoto: vain kysymys, peli tai harjoitus.

Enspiralilla on yksinkertainen muotoilu, jota rakastan niin paljon, toivon, että se toistetaan jokaisessa konferenssissa, retriitissä, luokassa, festivaalilla tai tapahtumassa, joihin osallistuu yli 20 ihmistä. Meillä on sille erilaisia ​​nimiä, kuten ”kotiryhmä” tai “joukkue” tai tässä tapauksessa “Retreat Crew”.

Retreat Crew on pieni ryhmä, sanotaan 4–8 henkilöä. Jaoimme ihmiset, joten kaikki ovat yhdessä miehistössä. He palaavat samalle miehistölle säännöllisesti tapahtuman aikana, kerran tai kahdesti päivässä 40 minuutin tai tunnin ajan. Nämä pienryhmäkeskusteluet takaavat, että kaikki voidaan nähdä ja kuulla. Se on tila yhteiseen pohdintaan, joka sulauttaa erittäin stimuloivan tapahtuman monimutkaisuuden. Nämä pienet ryhmät estävät ihmisiä "putoamasta halkeamien läpi"; On vähemmän epätodennäköistä, että joku kärsii yksinäisyyden tai sekavuuden tunteesta. Jos joku on häiriintynyt tai ahdistunut, heidän miehistönsä huomaavat ja saavat heille tarvitsemansa tuen.

6. Vähennä kontekstin eriarvoisuutta

"Luottamusydämellä" on alhainen puoli, kutsun sitä "kontekstin eriarvoisuudeksi".

Ihmisillä, jotka ovat olleet yhteisössä pitkään, on erittäin korkea jaettu konteksti; Aina kun keräämme, on tarinoita, lipoja ja menneitä läheisyyksiä, jotka seuraavat meitä, aina läsnä vain pinnan alla. Uusilla tulokkaista ei ole mitään tätä asiayhteyttä, mikä voi olla hyvin vieraannuttavaa, jos sitä ei käsitellä huolellisesti.

Verkkoviestit auttavat ihmisiä navigoimaan. Kuva: Sarah Durlacher

Joten käytämme muutamaa muotoiluelementtiä konteksti-epätasa-arvon tasoittamiseksi:

  • Teemme jäsenistä näkyvän avajaisistunnon aikana: nämä ihmiset ovat olleet jonkin aikaa, joten keskustele heidän kanssaan, jos haluat ymmärtää yhteisöä, jos sinulla on kysyttävää tai haluatko johdannon jollekin.
  • Laitamme jokaiseen Retreat Crewiin yhden tai kaksi jäsentä taataksemme, että jokaisella on suhde ainakin yhteen korkean kontekstin ihmiseen, joka voi auttaa heitä liikkumaan.
  • Vuosien varrella olemme kehittäneet oman ainutlaatuisen terminologian ja žargonin. Tämä voi helposti estää ihmisiä osallistumasta, elleivät he ymmärrä mitä tarkoitamme jollain omituisilla sanoilla. Käytämme käsisignaalia estämään tämän: jos joku käyttää vieraita sanoja, voit tehdä C-muodon yhdellä kädellä pyytääksesi selvennystä. Jäsenet tekevät tämän toisilleen selkeyden vaatimuksen normalisoimiseksi.
  • Salamapuhelut: Ensimmäisenä iltana meillä oli 7 tai 8 henkilöä, joista kukin piti 5 minuutin keskustelun jakaaksesi esimerkkejä elämästä tässä yhteisössä. Tämä luo yhteisen viitepisteen kaikille osallistujille.

Kaiken tämän kontekstin tekeminen tulokkaille merkitsee sitä, että heidän on paljon helpompaa osallistua tasavertaisiin lähtökohtiin muiden kanssa. Ja se on tärkeä tapa yhteisölle nähdä itsensä, muistaa kuka olemme ja huomata kuinka olemme kasvaneet viimeisen retriitin jälkeen.

7. Rituaali

Osa siitä, mitä teemme näissä retriiteissä, on individualistisen ehdollisuuden kumoaminen ja kasvaminen suhteellisemmaksi olemistapoksi. Rituaali on voimakas aineosa tässä prosessissa. Perimme, lainaamme, keksimme ja luomme rituaaleja eri tavoitteille.

Mielestäni Enspiral Retreat on lähinnä uusien suhteiden luomista, olemassa olevien suhteiden virkistämistä, ihmisten avaamista uusille mahdollisuuksille ja toisten inspirointia olemaan parempi versio itsestään. Joten keksimme iltarituaalin näiden tavoitteiden tukemiseksi.

Kutsimme sitä Kuuntelupuoleksi. Melurajoitukset tarkoittivat, että meillä ei voisi olla juhlia, joten meillä oli sen sijaan "kuunteleva" juhla, joka on pikemminkin kuullua kuin sinä jaettavaa sinällään.

Se ei ole vuoropuhelua, vaan vaihe, jossa voit seistä, jakaa jotain sinulle tärkeätä ja nauttia poikkeuksellisesta läsnäolosta ja kuuntelusta kaikille huoneessa oleville. Loimme tasapainon läheisyydestä ja keveydestä sekoituksella haavoittuvia henkilökohtaisia ​​tarinoita, kappaleita ja lukemia.

Loppujen lopuksi olemme asettuneet jonnekin 'avoimen mikroyön' ja 'ryhmähoidon istunnon' välille. Pienemmissä tapaamisissa rituaalimme ovat intiimimpiä ja ulottuvat syvemmälle herkemmälle alueelle. Tätä suurenmoista tapahtumaa, jossa oli paljon uusia ihmisiä, tasapaino tuntui oikealta.

8. Perintö

Melkein yhtäkään tapahtuman suunnittelusta ei keksinyt tämän vuoden isäntäjoukko. 90% siitä, mitä olen selittänyt täällä, perimme aiemmilta isännöimiltä. Kiitos JV, Silvia, Alanna, Billy, Vivien, Beka, Ants, Sligo, Gina, Chelsea, Mary, Lucas, Sandra ja kaikki muut, jotka ovat melonneet tämän veneen meille! Kiitollisuuteni koskee kaikkia heidän opettajiaan ja vanhempia heidän edessään.

Kasvun kasvu kasvuun. Kuva: Sarah Durlacher

Sukutaulu menee eteenpäin ja taaksepäin. Yhdessä retriitin viimeisistä eleistä, kun kaikki oli koottu sulkemisistuntoon, poistin näkyvästi ”istuvan hatun” ja kysyin: kuka on valmis ottamaan tämän hatun seuraavan vuoden tapahtumaan? Muutaman hetken kuluttua john nosti kätensä ja sitoutui pitämään seuraavan (ehdollisena muille ihmisille, jotka isännöivät hänen kanssaan).

Tämä näkyvä sukupolven teko tuntui vapauttavan minulle. Se on haaste implisiittiselle oletukselle, että ihmiset, jotka isännöivät tätä, todennäköisesti isännöivät seuraavaa. Kirjaimellisesti hatun siirtäminen toiselle jäsenelle on osoitus Enspiral-lähestymistavasta jaettuun johtamiseen. Johtajamme eivät ole erityisiä ihmisiä, he ovat vain astuneet hetkeksi erityiseen rooliin. Epäilemme keskittyneestä voimasta ja olemme oppineet, että voima on terveellisempää liikkuessaan.

johtopäätös

No, se piti pidempään kuin odotin! Siellä sinulla on se, 8 tapahtumasuunnittelumallia seurakuntien kokoonpanoille:

  1. Osallistujan luoma esityslista, jotta voit valita oman seikkailusi
  2. Keskitetty keskittyminen hajautettuun vastuuseen ja tarkoitukselliseen kulttuuriin
  3. Kutsuva kysymys ja narratiivinen teema: jaettu fokus ja jaetut metaforit
  4. Luottamuksen ydin: pienimuotoinen johdonmukaisuus ennen kasvua
  5. Perääntyä miehistö, joten kukaan ei ole yksinäinen tai kadonnut
  6. Vähennä kontekstin eriarvoisuutta, jotta uusia tulokkaita otetaan mukaan ja yhteisö voi nähdä itsensä
  7. Rituaali kasvaa suhteellisemmaksi olemistapoksi
  8. Jaettu johtajuus peräkkäin

Haluaisin kuulla, mitä tapahtuu, jos sekoitat joitain näistä suunnittelumallista tapahtumiisi. Jos olet tapahtuman isäntä, haluaisin vaihtaa reseptejä kanssasi! Ja jos haluat tuoda osan Enspiral-mausta seuraavaan perääntymään tai konferenssiin, pudota minulle linja, koska meillä on erinomaiset isännät, jotka ovat jakautuneet monille puolille maailmaa.

Julkaistu ilman oikeuksia pidätetään. Täältä saatavilla luvaton kopiointi. Tue minun kirjoittamista Patreonissa.